Menyiapkan sebuah acara atau event memang sangat krusial dan tidak mudah mengingat banyaknya komponen yang harus dipersiapkan dengan matang. Tidak semua orang memiliki kemampuan menyusun konsep dan juga bekerja dalam tim lebih baik apalagi kalau memang sibuk dan tidak punya waktu luang untuk menyusun acaranya.
Untuk itu Anda perlu menggunakan event organizer atau penyedia jasa pengelolaan acara yang bisa membantu dalam menyusun konsep sampai proses eksekusinya. Hanya saja untuk memilih jasa event organizer ini juga harus selektif biar tidak rugi. Anda bisa langsung cek tips lengkapnya di bawah ini!
Sumber: Freepik
Tips untuk Anda Memilih Jasa Event Organizer
Bagi Anda yang membutuhkan dan sedang mencari jasa event organizer, di bawah ini tips yang perlu Anda perhatikan dan bisa ikuti, yuk simak!
Pastikan Ada Kontrak yang Jelas dan Laporan Tertulis yang Bisa Anda Cek
Selain penting untuk memilih harga jasa event organizer pas di kantong nyatanya Anda juga perlu memastikan adanya kontrak lebih jelas serta laporan tertulis yang bisa dicek. Anda tidak boleh langsung percaya begitu saja meskipun sudah lama menjalin hubungan baik dengan pihak tersebut karena laporan ini juga bisa menjadi pembanding untuk pengadaan acara selanjutnya.
Dengan adanya kontrak tertulis maka ketika pihak penyelenggara tidak memenuhi kewajibannya maka Anda tidak akan rugi dan bisa menuntut dengan lebih mudah. Tujuan dari kontrak ini memang untuk menghindari adanya kejadian yang tidak diinginkan. Dengan adanya kontrak jelas maka pihak pengelola event akan bertanggungjawab sesuai isi dari kontraknya.
Selain itu Anda juga berhak mendapatkan laporan tertulis mengenai event yang sudah diselenggarakan. Laporan ini berisikan rincian biaya dan juga konsep yang akan dieksekusi dalam penyelenggaraan acaranya. Sehingga Anda bisa memberikan pendapat atau membuat semacam evaluasi untuk membuat acara yang lebih baik.
Awasi dan Lihat Kinerja dari EO selama Proses Diskusi
Untuk mendapatkan jasa event organizer terbaik nyatanya Anda tidak boleh sepenuhnya lepas tangan melainkan harus ikut dalam proses diskusi di dalamnya. Memang benar mereka sangat profesional dan andil dalam setiap konsep yang diinginkan. Hanya saja membiarkan EO kerja tanpa pengawasan juga bukan suatu pilihan yang benar.
Anda wajib bergabung dan memberikan pendapat selama proses diskusi berlangsung. Justru di sinilah Anda bisa melihat bagaimana kinerja dari EO selama proses diskusi. Apakah mereka termasuk orang yang menerima kritik dan saran atau justru tertutup dan tidak mengerti keinginan maupun keluhan dari pelanggan.
Dengan begitu maka acara yang akan diselenggarakan bisa lebih matang dan juga sesuai dengan harapan Anda. Komunikasi yang baik antar tim juga terlihat dalam proses diskusi yang satu ini. Waspada dengan kelompok EO yang tidak bagus komunikasinya karena acara Anda bisa saja berantakan kalau dipegang mereka.
Penting untuk Menyesuaikan Budget Anda
Ketika menggunakan jasa event organizer Jakarta tentu saja ada biaya yang perlu dikeluarkan sebagai bayaran atas jasanya. Harga yang dibanderol juga cukup variatif menyesuaikan dengan manfaat dan juga paket yang diberikan. Di sini Anda berperan penting untuk memilih paket dan layanan apa saja yang memang dibutuhkan.
Hal ini sangat penting dilakukan agar Anda tidak merasa dirugikan atau boncos ketika memilih EO yang bagus. Diskusikan dulu dan lihat harga yang mereka bandrol, terlebih untuk EO yang tidak terbuka mengenai harga yang harus dibayarkan. Dengan mengelola budget yang pas maka acara yang diselenggarakan juga bisa berjalan lebih baik.
Tanpa adanya pengelolaan yang pas tentu saja uang yang Anda keluarkan tidak akan jelas ke mana perginya sementara untuk kebutuhan lainnya juga tetap membutuhkan pembiayaan.
Cek dan Lihat Portofolio Mereka
Kebanyakan dari sebuah EO tentu saja sudah memiliki portofolio yang jelas mengenai track record atau contoh acara yang pernah mereka pegang. Dengan adanya portofolio ini Anda bisa lebih mudah melihat bagaimana kinerja mereka dan juga bagaimana mereka mengkonsep sesuatu sesuai ide dari kliennya. Portofolio bisa menjadi gambaran tentang kualitas yang mampu mereka berikan.
Kinerja dari tim EO lengkap dengan kelebihan dan kekurangan semuanya ada di dalam portofolio yang satu ini. Anda bebas mengumpulkan beberapa portofolio langsung dari semua EO yang Anda inginkan kemudian bandingkan kinerjanya. Pilih salah satu yang memang cocok dalam segala kriteria sehingga Anda bisa lebih puas untuk menggunakan bantuannya.
Cek Pengalaman dan Rekam Jejak
Tidak ada salahnya memang untuk menggunakan EO baru dengan minim pengalaman hanya saja untuk acara penting dan besar Anda memang direkomendasikan menggunakan EO yang memiliki pengalaman bagus dan rekam jejak yang sudah bisa dipastikan kualitasnya. EO dengan pengalaman kerja tinggi tentu saja memiliki kemampuan yang baik dalam menyelesaikan setiap masalah.
Sebaliknya EO yang jam terbangnya kurang biasanya kurang bisa menyelesaikan masalah dengan benar. Rekam jejak dan pengalaman inilah yang membuat jasa mereka menjadi mahal karena tidak semua orang memilikinya. Untuk itu jangan lupa melihat langsung dari website mereka mengenai pengalaman dan event apa saja yang sudah pernah dipegang untuk pertimbangan.
Cek Testimoni dan Rekomendasi Teman
Tips selanjutnya Anda perlu melihat testimoni dari klien sebelumnya sebagai bahan pertimbangan memilih EO. Lihat apakah mereka puas dan mendapatkan hasil sesuai dengan harapan atau tidak. Kalau iya apa saja yang menjadi keunggulan EO ini dalam membuat dan menyelenggarakan acara kemudian lihat juga saran maupun kekurangannya.
Dengan membaca testimoni klien sebelumnya Anda akan lebih aman dari tindakan penipuan atau EO yang tidak bertanggungjawab. Kemudian Anda juga bisa menggunakan EO sesuai rekomendasi kenalan yang bisa dipercaya. Alasannya adalah dengan menggunakan EO dari kenalan Anda bisa lebih mudah mendengarkan testimoni nyata dari pihak yang bersangkutan.
Menggunakan EO rekomendasi bisa membuat acara yang Anda selenggarakan lebih aman dan terstruktur dengan baik mengingat adanya perantara dan hubungan baik yang dijalin.
Pilih EO yang Cocok dan Mumpuni untuk Acara Anda
Tidak semua EO memegang acara yang sama ada juga jenis EO yang fokus mengerjakan hanya untuk acara tertentu sesuai dengan kemampuan dan kualitas mereka. Untuk itu Anda perlu cari tahu dulu apakah EO yang Anda inginkan tersebut memang mampu memberikan pengadaan acara sesuai dengan kebutuhan Anda atau tidak.
EO yang tidak terbiasa mengatur acara pernikahan pastinya juga akan kaku untuk membuat acara sejenis. Sebaliknya EO yang terbiasa mengatur pesta pertemuan pasti memiliki segudang ide dan pengalaman sehingga eksekusinya bisa lebih baik dibandingkan EO lainnya. Jadi, jangan meminta EO yang bukan spesialisasinya untuk mengerjakan hal lain yang tidak sesuai.
Anda akan merasa rugi kalau memaksakan keinginan tidak sesuai dengan kemampuan dan kualifikasi dari EO yang dimaksud.
Sedang membutuhkan jasa event organizer yang bagus? Cari semua kebutuhan jasa lengkap langsung di PaDi UMKM saja. Caranya mudah dan semuanya sudah terjamin kualitasnya. Langsung pilih dan diskusi untuk kebutuhan acara penting Anda!
Mari dukung terus perekonomian Indonesia dengan membeli produk lokal dari UMKM tepercaya. Ikuti laman Instagram PaDi UMKM untuk informasi seputar UMKM selengkapnya.