Dalam proses pengadaan barang dan jasa, perubahan kebutuhan sering kali tidak dapat dihindari. Mulai dari penyesuaian anggaran, perubahan spesifikasi, hingga kendala internal lainnya dapat terjadi di tengah proses transaksi. Sebelumnya, pembatalan pesanan kerap memerlukan proses koordinasi tambahan, seperti menghubungi customer service. Menjawab kebutuhan tersebut, PaDi UMKM menghadirkan Fitur Pembatalan Pesanan (Order Cancellation) yang kini dapat dilakukan langsung oleh Pembeli (buyer), sebagai upaya menghadirkan pengalaman transaksi yang lebih fleksibel dan efisien. Dengan hadirnya fitur ini, Pembeli kini memiliki kendali lebih besar dalam mengelola transaksi yang telah dibuat di PaDi UMKM.
Peluncuran fitur pembatalan pesanan ini merupakan bagian dari komitmen PaDi UMKM dalam menghadirkan solusi pengadaan yang adaptif terhadap kebutuhan buyer dan UMKM. Tidak hanya mempertemukan Pembeli dan Penjual, PaDi UMKM terus mengembangkan fitur yang mendukung kemudahan, kenyamanan, serta kepercayaan dalam setiap transaksi.
Proses Pembatalan yang Lebih Praktis
Fitur pembatalan pesanan di PaDi UMKM dirancang dengan alur yang mudah dipahami. Pembeli dapat mengajukan pembatalan pesanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di platform. Dengan demikian, proses pengadaan tetap berjalan tertib, akuntabel, dan sesuai dengan prinsip tata kelola yang baik. Dengan fitur Pembatalan Pesanan (Order Cancellation), semua proses dapat berjalan secara terstruktur dan terkontrol melalui alur dalam gambar berikut:
Sumber: PaDi UMKM
Ketentuan Status Pesanan yang Dapat Dibatalkan
PaDi UMKM menetapkan ketentuan tertentu terkait pesanan yang dapat dibatalkan oleh Pembeli. Pembatalan hanya dapat dilakukan pada status pesanan tertentu dan mengikuti aturan yang berlaku di platform. Ketentuan ini dirancang untuk memastikan proses transaksi tetap tertib, transparan, dan adil, baik bagi Pembeli maupun Penjual, sekaligus meminimalkan potensi kendala dalam pelaksanaan pengadaan.
1. Bisa Dibatalkan
Status pesanan yang masuk dalam kategori bisa dibatalkan, sebagai berikut:
- Pesanan baru
- Pesanan diproses
- Siap Dikirim
- Dalam Pengiriman
- Diterima
- Penagihan
- Permintaan Ulang Upload Dokumen
- Jasa Diperiksa
- Menunggu diambil
- Menunggu Pembayaran
- Jatuh Tempo
2. Tidak Bisa Dibatalkan
Status pesanan yang masuk dalam kategori tidak bisa dibatalkan, sebagai berikut:
- Pembayaran Terverifikasi
- Selesai
- Dibatalkan Otomatis
- Ditolak Penjual
- Status diproses penjual dan seterusnya yang menggunakan 3PL Retail dan Shipping Subscription
- Invoice Financing dengan status pengajuan masih diproses dan status diterima
- Transaksi Termin
Di bawah ini akan dijelaskan cara atau langkah menggunakan Fitur Pembatalan Pesanan (order cancellation), baik Pembeli atau Penjual.
Sumber: PaDi UMKM
Panduan Penggunaan Fitur Pembatalan Pesanan (Order Cancellation) untuk Pembeli
Penggunaan fitur pembatalan pesanan dapat dilakukan oleh Buyer Retail, Buyer Staff, dan Buyer Manager. Untuk langkah setiap role memiliki cara yang berbeda dalam penggunaan fitur dan dapat dilihat selengkapnya melalui panduan di bawah ini.
Buyer Retail
1. Buyer Retail dapat menggunakan fitur Order Cancellation melalui menu Daftar Transaksi > Lihat Detail pada pesanan yang ingin dibatalkan.
2. Buyer Staff klik tiga titik tombol, kemudian pilih Batalkan Pesanan.
3. Muncul pop up Alasan Batalkan Pesanan, Buyer Retail dapat memilih salah satu pilihan berikut:
a. Klik salah satu pilihan alasan yang tersedia, kemudian klik tombol Kirim Alasan.
b. Klik Alasan Lainnya, kemudian masukkan alasan dan klik tombol Kirim Alasan.
4. Muncul pop up konfirmasi jika permohonan pembatalan diteruskan ke Penjual.
5. Status pesanan akan berubah, dengan rincian berikut:
a. Terdapat keterangan di halaman Detail Pesanan bahwa Menunggu Konfirmasi Penjual. Status berubah menjadi Pembatalan Diajukan ke Penjual.
b. Status pada Riwayat Pesanan di halaman Detail Pesanan berubah menjadi Pembatalan Diajukan ke Penjual.
6. Buyer Retail akan mendapatkan notifikasi progress permohonan pembatalan pesanan dengan kondisi Disetujui maupun Ditolak oleh Penjual.
Penting! Pesanan yang pembatalannya telah ditolak oleh Penjual, tidak dapat diajukan kembali.
Buyer Staff B2B
1. Buyer Staff dapat menggunakan fitur Order Cancellation melalui menu Daftar Transaksi > Lihat Detail pada pesanan yang ingin dibatalkan.
2. Buyer Staff klik tombol titik tiga, kemudian pilih Batalkan Pesanan.
3. Muncul pop up Alasan Batalkan Pesanan, Buyer Staff dapat memilih salah satu pilihan berikut:
a. Klik salah satu pilihan alasan yang tersedia, kemudian klik tombol Kirim Alasan.
b. Klik Alasan Lainnya, kemudian input alasan dan klik tombol Kirim Alasan.
4. Muncul pop up Konfirmasi jika permohonan pembatalan diteruskan ke Manajer bila Transaksi Tempo.
Muncul pop up Konfirmasi jika permohonan pembatalan diteruskan ke Penjual bila Transaksi Langsung.
5. Jika Transaksi Pembayaran Tempo, maka perlu persetujuan dari Manager.
a. Terdapat keterangan di halaman Detail Pesanan bahwa Menunggu Konfirmasi Manager. Status berubah menjadi Permohonan Pembatalan.
b. Status pada Riwayat Pesanan di halaman Detail Pesanan berubah menjadi Permohonan Pembatalan.
6. Jika Transaksi Pembayaran Langsung, maka menunggu persetujuan dari Penjual (seller).
a. Terdapat keterangan di halaman Detail Pesanan bahwa Menunggu Konfirmasi Penjual. Status berubah menjadi Pembatalan Diajukan ke Penjual.
b. Status pada Riwayat Pesanan di halaman Detail Pesanan berubah menjadi Pembatalan Diajukan ke Penjual.
7. Buyer Staff akan mendapatkan notifikasi progress permohonan pembatalan pesanan dengan kondisi sebagai berikut:
a. Disetujui Penjual atau Disetujui Manager.
b. Ditolak Penjual.
c. Ditolak Manager.
Penting! Pesanan yang pembatalannya telah ditolak oleh Penjual, tidak dapat diajukan kembali. Jika tetap diajukan pembatalan, akan muncul pop-up peringatan:
Buyer Manager B2B
1. Buyer Manager dapat menyetujui permintaan pembatalan pesanan melalui menu Daftar Transaksi > Tab Pembatalan > Sub Tab Permohonan Pembatalan.
2. Manajer dapat menyetujui / menolak permohonan pembatalan pesanan melalui dua opsi berikut:
a. Setuju atau Tolak langsung di halaman Daftar Transaksi pada pesanan yang ingin ditindaklanjuti.
b. Setuju atau Tolak di halaman Detail Pesanan pada pesanan yang ingin ditindaklanjuti.
3. Jika Manager menolak permintaaan pembatalan pesanan:
a. Muncul pop up Manajer harus mengisi Alasan Menolak Pembatalan Pesanan. Kemudian klik Kirim Alasan.
b. Berikutnya muncul pop up konfirmasi bahwa permohonan pembatalan berhasil ditolak.
c. Status pesanan kembali ke status terakhir sebelum pengajuan pembatalan pesanan.
4. Jika Manajer menyetujui permintaan pembatalan pesanan:
a. Muncul pop up peringatan, kemudian Manajer klik Ya, Saya Yakin.
b. Muncul pop up konfirmasi bahwa pesanan dibatalkan dan permintaan pembatalan diteruskan kepada Penjual.
c. Terdapat keterangan di halaman Detail Pesanan bahwa Permintaan Pembatalan Diproses Penjual.
d. Status pada Riwayat Pesanan di halaman Detail Pesanan berubah menjadi Pembatalan Diajukan ke Penjual.
Panduan Penggunaan Fitur Pembatalan Pesanan (Order Cancellation) untuk Penjual (seller)
1. Bagi Seller, dapat menyetujui permintaan pembatalan pesanan melalui menu Transaksi > Pesanan > Tab Pembatalan > Sub Tab Pembatalan Diajukan ke Penjual.
2. Seller dapat menyetujui / menolak permohonan pembatalan pesanan melalui dua opsi berikut:
a. Setuju atau Tolak langsung di halaman Daftar Transaksi pada pesanan yang ingin ditindaklanjuti.
b. Setuju atau Tolak di halaman Detail Pesanan pada pesanan yang ingin ditindaklanjuti.
3. Jika Seller menolak permintaan pembatalan pesanan.
a. Muncul pop up, Seller harus mengisi Alasan Menolak Pembatalan Pesanan. Kemudian klik Kirim Alasan.
b. Berikutnya muncul pop up konfirmasi bahwa permohonan pembatalan berhasil ditolak.
c. Status pesanan kembali ke status terakhir sebelum pengajuan pembatalan pesanan.
4. Jika Seller menyetujui permintaan pembatalan pesanan.
a. Muncul pop up peringatan, kemudian Manager klik Ya, Saya Yakin.
b. Muncul pop up konfirmasi bahwa pembatalan pesanan disetujui.
c. Status pesanan berubah menjadi Dibatalkan. Status Dibatalkan bertambah di Riwayat Pesanan. Permohonan pesanan yang disetujui, dapat diakses pada Sub Tab Dibatalkan.
Dengan hadirnya fitur pembatalan pesanan di PaDi UMKM, Pembeli kini dapat bertransaksi dengan lebih tenang dan sesuai dengan ketentuan setiap perusahaan. Fitur ini menjadi langkah nyata PaDi UMKM dalam menciptakan ekosistem pengadaan digital yang responsif, efisien, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.
Ikuti laman instagram PaDi UMKM untuk mendapatkan update seputa fitur, produk, promosi, atau informasi lainnya.