Dalam proses pengadaan B2B, kelengkapan dokumen menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kelancaran transaksi. Sebelumnya, proses verifikasi dokumen pendukung dilakukan di luar sistem. Kini, Penjual dapat mengunggah dokumen kontrak atau dokumen pendukung lainnya. Hal ini memungkinkan penelusuran PO, BAST, Invoice hingga Dokumen Pendukung dilakukan secara terpusat, sehingga mempermudah proses pembayaran pesanan hanya dengan merujuk pada dokumen yang telah tersimpan di sistem PaDi UMKM.
Dengan mengunggah dokumen pendukung, ini menjadi bagian penting dari proses administrasi yang tertib, transparan, dan akuntabel.
Mengapa Penjual Perlu Unggah Dokumen Pendukung?
Dengan melakukan unggah dokumen pendukung, Penjual dapat memastikan seluruh bukti transaksi terdokumentasi dengan baik dalam satu sistem terintegrasi. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan data, keterlambatan approval, maupun kendala administrasi di kemudian hari. Selain itu, Penjual yang telah mengunggah dokumen pendukung akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain:
1. Mempercepat Proses Verifikasi
Dokumen yang diunggah secara langsung memudahkan Pembeli melakukan pengecekan tanpa perlu komunikasi tambahan melalui kanal lain. Hal ini mempercepat proses approval dan tahapan berikutnya.
2. Mengurangi Risiko Keterlambatan Pembayaran
Keterlambatan pembayaran sering kali terjadi akibat dokumen yang belum lengkap atau belum diunggah. Dengan memastikan seluruh dokumen tersedia di halaman Detail Transaksi, Penjual dapat mengurangi potensi penundaan proses pembayaran.
3. Administrasi Lebih Tertib dan Terpusat
Semua dokumen tersimpan dalam satu sistem, sehingga memudahkan Penjual melakukan pelacakan transaksi. Tidak perlu lagi mencari dokumen di berbagai platform atau perangkat yang berbeda.
4. Meningkatkan Kredibilitas Bisnis
Kepatuhan dalam mengunggah dokumen menunjukkan profesionalisme dan komitmen Penjual terhadap tata kelola transaksi yang baik. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan Pembeli dalam kerja sama jangka panjang.
Panduan Unggah Dokumen Pendukung Bagi Penjual
Sebelum mengunggah dokumen pendukung, pastikan Anda mengakses transaksi melalui alur yang tepat dengan masuk ke Dashboard Seller, kemudian pilih menu Pesanan, dan klik tombol Lihat Detail pada transaksi yang ingin diproses. Melalui halaman Detail Transaksi inilah seluruh informasi pesanan, status transaksi, serta fitur unggah dokumen tersedia dalam satu tampilan.
Sumber: PaDi UMKM
Dengan mengikuti panduan ini, Penjual dapat memastikan dokumen yang diunggah sesuai dengan transaksi yang dimaksud dan tercatat langsung di sistem. Setelah berada di halaman Detail Transaksi, Anda dapat melanjutkan ke langkah-langkah unggah dokumen sesuai panduan berikut:
1. Penjual dapat membuka halaman Detail Pesanan dengan catatan status pesanan masih aktif.
2. Klik tombol Unggah pada baris Dokumen Pendukung di dalam kolom Dokumen yang terletak di sisi kanan halaman.
3. Selanjutnya akan muncul pop up Upload Dokumen Lainnya, kemudian klik tombol Pilih Dokumen.
4. Dokumen berhasil diunggah, lalu klik tombol Simpan.
5. Muncul pop up konfirmasi Berhasil.
6. Penjual dapat melihat dokumen yang diunggah melalui tombol Tinjau atau ingin mengganti dokumen melalui tombol Unggah.
Dengan memastikan dokumen pendukung diunggah secara tepat dan lengkap, Penjual tidak hanya memenuhi kewajiban administrasi, tetapi juga berkontribusi pada terciptanya proses pengadaan yang lebih efisien dan transparan. Sebagai platform pengadaan B2B yang mendukung pertumbuhan UMKM di Indonesia, PaDi UMKM terus menghadirkan fitur yang memudahkan proses bisnis. Mari optimalkan setiap transaksi dengan memastikan dokumen pendukung telah diunggah dengan benar di halaman Detail Transaksi.
Ikuti laman Instagram resmi PaDi UMKM untuk mendapatkan informasi terbaru seputar fitur, produk, program edukasi, dan update lainnya.