Dalam menjalankan operasional perusahaan, tentu dibutuhkan sistem pengadaan barang dan jasa yang efisien. Tidak terkecuali perusahaan negara seperti Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Peran BUMN sangat strategis dalam memperkuat ekonomi suatu negara, sehingga dalam menjalankan fungsi-fungsinya proses pengadaan yang efisien dan transparan menjadi krusial untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Pada era digital seperti sekarang, tentu digitalisasi pengadaan merupakan terobosan yang patut dicicipi karena sifatnya yang lebih praktis. Meski demikian, digitalisasi pengadaan harus dilakukan secara benar dan selektif untuk dapat merasakan efeknya secara optimal.
Titin Rahmah, selaku Senior Officer di Jasamarga Learning Institute, berkesempatan untuk berbagi cerita suksesnya mengandalkan marketplace PaDi UMKM dalam memenuhi kebutuhan pengadaan perusahaannya. Setiap harinya, ia berkutat dalam proses pengadaan barang dan jasa di tempat kerjanya. Jasamarga Learning institute yang berperan sebagai koordinator pelatihan karyawan merupakan wadah untuk mengasah serta meningkatkan keterampilan dan pengetahuan serta memfasilitasi pelatihan dan sosialisasi, sehingga kebutuhan barang dan jasa menjadi sangat beragam. Guna melancarkan fungsinya, dibutuhkan proses pengadaan yang seoptimal mungkin demi keberlangsungan perusahaan.
"Peran saya mencakup segala kebutuhan pelatihan internal, mulai dari A sampai Z, seperti kebutuhan kantor, spanduk, tiket pesawat, hotel, hingga layanan katering. Kami juga memiliki studio khusus untuk pembelajaran online, sehingga kami memerlukan kamera dan peralatan elektronik lainnya. Jika nilai transaksi di bawah 200 juta, kami memilih untuk bertransaksi di PaDi UMKM," jelas Titin.
Bagi Titin, melakukan transaksi di PaDi UMKM memberikan kenyamanan dan ketenangan dalam prosesnya. PaDi UMKM merupakan salah satu inovasi digital yang dikembangkan oleh Telkom sebagai solusi dalam ekosistem pengadaan di Indonesia dalam bentuk Marketplace Business to Business (B2B). Dalam proses pengadaan, bertemu dengan jajaran vendor tepercaya merupakan hal yang krusial dan game changing. Hal ini membantu Pembeli dalam menemukan produk yang berkualitas melalui transaksi yang aman pula. Tentunya, hal ini dirasakan Titin di PaDi UMKM.
PaDi UMKM sebagai solusi dalam ekosistem pengadaan di Indonesia, berkomitmen untuk terus berkembang demi memudahkan penggunanya melalui beragam kemudahan yang telah disediakan. Salah satu kemudahan utamanya yang juga merupakan jendela awal dalam memenuhi pengadaan adalah penilaian kredibilitas vendor secara terbuka. Ini memungkinkan proses pemilihan vendor dilakukan lebih cepat tanpa khawatir tentang keamanan atau pemahaman vendor terhadap prosedur pembayaran, karena semuanya telah diverifikasi dan diatur dalam ketentuan PaDi UMKM. Dampaknya, ini sekaligus mempermudah semua proses administratif yang dijalankan di perusahaan Pembeli seperti Jasamarga.
Kemudahan ini membantu Pembeli memperkecil kesalahan yang dapat terjadi selam proses pengadaan. Menurut Titin, sebelum merasakan kemudahan ini, sering terjadi keterlambatan dalam menerima dokumen tagihan. Selain itu, jika terdapat kesalahan seperti typo maupun kesalahan alokasi, departemen keuangan akan mengembalikan dokumen tersebut, sehingga proses harus diulang dari awal dan memakan waktu yang sangat lama.
Selain itu, PaDi UMKM juga dilengkapi dengan fitur otomasi pajak. Dengan terbitnya faktur pajak dan invoice untuk setiap transaksi di PaDi UMKM, Pembeli dapat langsung memeriksa kesesuaian potongan pajak secara terinci dan mengoreksinya secara langsung jika terjadi kesalahan.
Kemudahan lain yang terdapat di PaDi UMKM adalah kejelasan dokumen perusahaan serta perjanjian integritas. Hal ini dikarenakan seluruh dokumen seperti NPWP sudah terdaftar. Selanjutnya adalah kemudahan terkait pembayaran. Proses belanja pengadaan di perusahaan memang terkesan rumit karena bukti-bukti yang harus dikumpulkan untuk disesuaikan di akhir periode tertentu. Maka dari itu, dengan PaDi UMKM, Pembeli tidak perlu mengejar-ngejar vendor terkait masalah pembayaran, karena semuanya, termasuk permintaan bukti pembayaran, telah tersedia di PaDi UMKM. Kemudahan ini tentu berperan dalam mempersingkat proses pengadaan.
Dengan segala kemudahan yang telah dirasakan, Titin telah mempercayai pemenuhan pengadaan Jasamarga Learning Institute di PaDi UMKM selama setidaknya 3 tahun terakhir. Selain dari kemudahan di atas, menurut Titin koordinasi dengan tim PaDi UMKM juga dilakukan dengan responsif dan kooperatif. Selain dua hal tadi, PaDi UMKM juga memiliki keunggulan lain seperti diadakannya kegiatan Business Matching yang mempertemukan penjual (UMKM dan pelaku usaha) dan pembeli (perusahaan/BUMN) secara offline untuk networking dan bertransaksi.
Dari pengalaman yang sudah ia rasakan sendiri, Titin turut mengajak vendor yang telah bekerja sama dan menjalin hubungan baik dengan Jasamarga untuk bergabung sebagai penjual di marketplace PaDi UMKM. Prosesnya mudah, transaksinya jelas dan aman, serta terdapat program bermanfaat yang sangat berguna untuk kepentingan bisnis.