Teknologi sekarang memang memungkinkan kita memiliki tempat arsip dokumen digital. Namun statistik tetap saja dokumen fisik dalam bentuk kertas tetap dibutuhkan di berbagai perkantoran karena lebih berguna di beragam sektor industri. Karena itu, pastikan menggunakan tempat dokumen yang berkualitas karena mampu menyederhanakan performa kerja kita sehari-hari.
Berapa harga tempat file dokumen? Sebaiknya harus cari tempat penyimpanan dokumen yang bahannya lembut atau keras? Tak perlu bimbang, di bawah ini ada 4 rekomendasi tempat dokumen terbaik dan tips memilih jenisnya yang tepat!
Sumber: Freepik
Memilih Tempat Dokumen Terbaik Dalam Bekerja
Berikut adalah rekomendasi tempat dokumen dan tips untuk memilihnya :
Ordner Benex Labela
Hal pertama yang perlu diperhatikan saat memilih tempat dokumen adalah materialnya. Tentu saja kita memerlukan bahan terbaik yang tahan lama dan tidak perlu terlalu sering diganti supaya tidak mengeluarkan banyak biaya. Lalu harus pilih soft cover atau hard cover? Jawabannya, tergantung dari tujuan kita membeli tempat dokumen tersebut.
Kalau butuh tempat dokumen untuk disimpan dalam jangka panjang, pilih yang hard cover seperti Ordner Benex Labela dengan harga Rp 23 ribuan. Tempat dokumen ini ukurannya 28 x 21 x 7 cm dengan berat 400 gram, mampu menampung kapasitas 75 mm. Tersedia warna biru dan hitam, bahannya yang keras cocok untuk menyimpan dokumen dalam jangka waktu panjang. Di pinggirnya juga ada label untuk memberi nama pada dokumen tersebut supaya mudah ditemukan.
Tempat dokumen jenis ini sangat sering digunakan di kantor, rumah sakit, ruang guru, bank, dan masih banyak lagi. Karena bahannya dari hard cover, jadi bisa diposisikan berdiri. Biasanya tempat dokumen semacam ini disimpan di dalam lemari atau rak buku yang terbuka atau dengan pintu kaca. Karena ada label di sampingnya, jadi langsung terlihat jenis dokumen yang tersimpan di dalamnya.
Sementara itu, untuk tempat dokumen yang dibawa sehari-hari dari satu divisi ke divisi lain, tempat dokumen dari bahan soft cover lebih tepat. Selain lebih ringan dan mudah dibawa-bawa, bentuknya juga lebih praktis karena cenderung tipis.
Box File Gema Jumbo
Pilihan selanjutnya untuk menyimpan dokumen dalam jangka waktu lama adalah Box File Gema Jumbo yang dipasarkan dengan harga Rp 21 ribuan. Tempat dokumen ini modelnya terbuka, sehingga lebih mudah diletakkan di atas meja dan langsung dicapai dari kursi kita. Di bagian pinggir tempat dokumen ada label yang ukurannya cukup besar, bisa ditulisi dengan jenis atau kategori dokumen sehingga memudahkan kita mencari jenis dokumen yang dibutuhkan.
Tempat dokumen ini terbuat dari bahan hard cover yang keras dan tahan lama, sehingga tidak perlu sering diganti. Ukurannya pun besar, yaitu 115 x 65 x 325 mm dengan berat 300 gram. Tersedia dalam 2 pilihan warna, yaitu hitam dan biru. Tempat dokumen ini tebal, sehingga mampu menyimpan banyak dokumen sekaligus hanya dengan satu tempat saja.
Saat memilih tempat dokumen, pastikan dulu kita akan menyimpannya di mana. Tempat dokumen dari bahan hard cover biasanya bisa diletakkan dalam posisi berdiri, entah itu di atas meja atau di dalam lemari. Sementara itu, tempat dokumen bahan soft cover tidak bisa ditempatkan dalam posisi berdiri. Tempat dokumen semacam ini lebih sering ditumpuk di atas meja atau dirapikan di dalam rak.
Map Kertas
Pilihan berikutnya adalah tempat dokumen yang bisa dibawa ke mana-mana dengan mudah. Biasanya tempat dokumen seperti ini dibutuhkan untuk memindahkan dokumen tertentu. Misalnya, dokumen yang perlu ditandatangani oleh 3-4 orang. Dokumen ini akan berpindah-pindah ke setidaknya 5 tempat dan membutuhkan tempat khusus untuk menempatkannya agar dokumen tetap terlindung dan tidak mudah rusak atau terkontaminasi.
Contohnya yang terbaik adalah Map Kertas Biru 1 Box yang bisa didapatkan dengan harga Rp 99 ribuan. Map ini satuannya berukuran 40 x 10 x 25 cm, dalam 1 boks sudah berisi 50 map, jadi praktis hanya dengan sekali beli saja. Satu boksnya berbobot 1.67 kg. Map ini bobotnya ringan, mudah dipindahkan, dan mampu menahan hingga beberapa lembar kertas, tapi tidak disarankan untuk menyimpan dokumen yang terlalu tebal. Paling ideal untuk menyimpan 5-10 lembar kertas saja.
Fungsi map kertas ini untuk menempatkan dokumen yang perlu ditandatangani agar lebih rapi dan pantas diantarkan ke atasan di tempat kerja. Kalau dokumen diantarkan hanya dengan selembar kertas saja tanpa tempat, akan terlihat kurang rapi. Selain itu, map ini juga berfungsi menjaga agar kertas tidak mudah kusut, robek, terkena air, debu, kotoran, dan lain sebagainya.
Selain itu, jenis tempat dokumen semacam ini sering digunakan untuk membawa CV saat sedang melamar atau wawancara kerja dengan model walk-in interview. Begitu masuk ke ruang wawancara, CV bisa langsung diserahkan langsung sekaligus dengan mapnya.
Map Bussines File
Jenis kertas yang sering digunakan di tempat kerja, kampus, dan sekolah adalah kertas A4. Tapi tentu saja ada juga yang menggunakan jenis dan ukuran kertas yang berbeda-beda. Nah, kalau butuh tempat dokumen yang lebih fleksibel menahan kertas dalam berbagai ukuran, perlu diperhatikan ukurannya. Kalau sesekali butuh kertas dalam ukuran besar, maka pilih tempat dokumen yang ukurannya besar.
Sementara itu, kalau butuh yang mampu menyimpan kertas A4, salah satu yang terbaik bisa pilih Map Bussines File yang dibanderol dengan harga Rp 28 ribuan. Cocok untuk memindahkan dokumen setiap hari dan diganti isinya sesuai dengan kebutuhan kita. Tempat dokumen ini ukurannya 14 x 6 x 3 cm dengan berat yang sangat ringan, 40 gram saja.
Map ini cocok digunakan untuk kertas absen di kampus atau sekolah, serta untuk dokumen lainnya yang isinya diganti-ganti setiap hari. Pilihan warnanya beragam, ada merah, kuning, hijau, dan biru. Dalam satu paket, tersedia isi map 12 buah sehingga cukup satu kali beli saja sudah sekaligus dapat map dalam jumlah banyak.
Menggunakan tempat dokumen yang tepat akan sangat membantu kita dalam meringkas pekerjaan setiap hari. Dokumen dengan kategori yang sama dapat disimpan dalam tempat yang sama, sehingga tidak menyulitkan kita dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Selain itu, pekerjaan kita jadi lebih cepat dan tidak terlalu lama membuang waktu secara percuma.
Sudah tahu tempat dokumen mana yang paling tepat untuk kebutuhan di tempat kerja? Keempat rekomendasi tempat dokumen di atas dapat ditemukan di marketplace PaDi UMKM. PaDi UMKM adalah Pasar Digital Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, merupakan platform digital yang menyediakan beragam produk dari UMKM untuk seluruh masyarakat Indonesia. Langsung saja kunjungi website PaDi dan temukan tempat dokumen yang berkualitas sekarang juga!